Dieser Fachartikel der Autoren Mag. Christian Gasperi und Markus Rotter, MA ist Teil der Artikelserie zum Thema "From Chaos to Organization: Einführung eines BICC in einem KMU”.

Nach dem Projektabschluss ist es ratsam über die Ereignisse im Projekt zu reflektieren und die daraus resultierenden Erkenntnisse in den „Lessons Learned“ festzuhalten, um die Qualität der zukünftigen Projekte weiter zu verbessern. Dieser Artikel befasst sich mit den Erfolgsfaktoren bzw. möglichen Stolpersteinen für derartige Einführungsprojekte.

Veränderungsmanagement (Change Management)

Derartig tiefgreifende organisatorische Umgestaltungen sollten auf jeden Fall mit einem passenden Veränderungsmanagement (Change Management) durchgeführt werden. Dazu müssen die treibenden Kräfte entsprechende Fähigkeiten und Fertigkeiten haben.

Ebenso muss sich die Geschäftsführung, nach einer Kosten-Nutzen-Analyse, zu einer derartigen zukünftigen Handlungsweise bekennen und zunächst die oberen Managementebenen darauf einstimmen. Danach muss der Nutzen für die Organisation auf Fachkraftebene in den einzelnen Bereichen erkannt werden. Ein ganzheitliches Bekenntnis vereinfacht die Einführung bzw. beschleunigt vor allem den Prozess des Nutzengewinns. Das Ziel ist eine Ausrichtung dieses Prozesses an den Unternehmenszielen bzw. eine allgemeine Relevanz für die Anspruchsgruppen (Stakeholder).

Eine adäquate Kommunikationsstrategie (offen, regelmäßig und zielgruppenorientiert) ist hierbei ein zentraler Bestandteil des „Stakeholder Managements“, welches neben dem Projektmanagement einen zentralen Erfolgsfaktor darstellt. Es sollten dabei stets die passenden Methoden genutzt werden und die Aspekte der Organisation mit den Stärken der jeweiligen Methode im Change Management abgeglichen werden. Es macht beispielsweise keinen Sinn agile Methoden nur der Agilität willen zu nutzen, die Organisation muss einen Nutzen daraus ziehen.

Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung (siehe dazu KVP-Prozess) ist eine regelmäßige Betrachtung notwendig, auch nach Projektabschluss. Im Zuge dessen sollte auch eine ausreichende Dokumentation vorhanden sein.

KeyuserInnen

Diese Position ist von großer Bedeutung für die Organisation, daher sollte diese auch entsprechend gewürdigt werden. Daher ist eine entsprechende Wertschätzung seitens der Organisation ebenso wichtig, wie die Sicherstellung der zeitlichen Ressourcen. Dazu müssen im Vorfeld Stellenbeschreibungen erstellt, notwendiges Know-how bzw.  die Abweichungen ermittelt und Schulungspläne erstellt werden (siehe Keyuser-Life-Cycle in unserem jeweiligen Unterartikel).

Diese Anforderungsprofile sollten die passende Besetzung sicherstellen. Die betroffenen ExpertInnen sollten auf jeden Fall rechtzeitig über diese neue Tätigkeit informiert und auch nicht dazu gezwungen werden. Im Worst Case haben Sie unwillige Personen, die nicht wissen, dass sie KeyuserInnen sind und auch nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, nicht die entsprechenden Fähigkeiten haben und diese Tätigkeit auch absolut nicht wahrnehmen möchten.

Ein entsprechendes Kick-Off-Event für die KeyuserInnen ist zwar nicht günstig (Personelle Ressourcen sowie auch Kosten), aber eine gute Möglichkeit, um mit dem Projekt gut zu starten und die Wichtigkeit des Themas darzustellen.

Business Intelligence Competency Center (BICC)

Die Mitglieder des BICC müssen den Nutzen für die Organisation sehen können. Dies erfolgt durch die verbesserte Kommunikation der Fachbereiche untereinander bzw. die bessere Priorisierung an die IT.

Am Anfang ist es ratsam sich auch die „Quick Wins“ zu fokussieren, damit schnell Ergebnisse sichtbar sind und die Akzeptanz von Beginn an vorhanden ist. Die IT muss auch entsprechend personelle Ressourcen abstellen oder zukaufen und sollte dies in einem eigenen Punkt/Arbeitspaket/etc. im Initialprojekt berücksichtigen. Sollten hier keine Ergebnisse kommen, besteht die Gefahr, dass das BICC schon kurz nach der Einführung wieder aufgelöst wird. Ein weiteres „Bla Bla“-Gremium ist in den wenigstens Organisationen gewünscht.

Etwaiger Skepsis muss offen begegnet bzw. diese ernst genommen werden. Hierzu sind belastbare Zeitschätzungen sehr hilfreich.

Schlussbetrachtung

Mit einem passenden Veränderungsmanagement können ein Keyuserkonzept sowie ein Business Intelligence Competency Center nachhaltig im Unternehmen verankert werden. Die optimierte Zusammenarbeit der Fachbereiche und die entsprechende Priorisierung in der IT sind wesentlich, um den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.

Über die Autoren

Mag. Christian Gasperi	Markus Rotter, MA
Mag. Christian Gasperi ist seit den 2000ern in der IT tätig und hat in dieser Zeit Erfahrungen mit Business Itelligence, Datawarehousing, Geoinformatik, Datenbanken, IT-Architkur, Systemarchitektur, Projektmanagement und lateraler Mitarbeiterführung gemacht.	Markus Rotter, MA ist seit den 2000ern in der IT tätig und hat in dieser Zeit Erfahrungen mit IT-Management, Business Intelligence, Datawarehousing, Datenbanken, Systemadministration, IT-Architekturen, Mitarbeiterführung und Projektmanagement gemacht.
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