Mit einem IT-Portfolio erfolgreich steuern

Wie auch in anderen Bereichen müssen auch in der IT eine Vielzahl an verschiedenen Anforderungen, Aufgaben, Problemen, Ideen etc. koordiniert werden. Bei dieser Vielfalt ist es schwer sich auf die wesentlichen Aspekte zu konzentrieren bzw. den vollumfänglichen Überblick zu behalten.

Dieser Fachartikel beschreibt in kompakter Form die Bildung eines entsprechenden Portfolios zur Steuerung dieser Inhalte. Folgende Grafik fasst die wesentlichen Aspekte zusammen:

Bild 1: Überblick über das IT-Portfolio

Das Portfolio kann mit einem (virtuellen) Lager verglichen werden. In diesem Lager werden sämtliche eingehenden Anforderungen bewertet und (virtuell) „auf Lager“ gelegt und verlassen es mit der „Auslieferung“ wieder. Wie in der Logistik üblich, sollten hohe Lagerbestände vermieden werden. Die Prinzipien First-In-First-Out bzw. Last-In-First-Out oder auch das berühmte First-Come-First-Serve sollten bei der Abarbeitung der Inhalte grundsätzlich vermieden werden (Ausnahme: Kritische Probleme wie Systemausfälle aus dem „Daily Business“).

Stattdessen werden die Inhalte nach einer Methode bewertet, die eine Priorisierung ermöglicht. Der Autor nutzt hierfür gerne die Eisenhower-Matrix, was unter anderem in einem weiteren Artikel zur Selbstorganisation näher erläutert wird. Es kann natürlich auch sein, dass für einen anderen Anwendungsfall eine andere Methode attraktiver erscheint oder es bereits andere Vorgaben innerhalb der Organisation gibt (zum Beispiel die Bewertung eines Projektportfolios). Diese Priorisierung kann zum Teil auch automatisch erfolgen (zum Beispiel: Dringlichkeit anhand Deadline berechnet, Systemausfall). Wichtig ist die Priorisierung für jeden Typ (Projekt, Ticket, etc.) getrennt und in passender Form durchzuführen, dabei aber dennoch einen Gesamtüberblick zu ermöglichen.

Die „Wareneingänge“ können von mehreren Quellen erfolgen. Beispielsweise wird in einer reiferen IT-Organisation mit entsprechender Größe ein Ticketsystem vorhanden sein, welches Anforderungen und Probleme bereits liefert. Es können auch aus einem anderen Kontext heraus Tasks oder Projektideen entstehen. Besonders bei den Ideen ist zu prüfen, welchen Wert diese darstellen und ob diese im Einklang mit der Strategie, dem „Dach“ unseres Lagers, stehen. Um diese nicht zu vergessen, müssen diese aber auf jeden Fall auch berücksichtigt werden.

Die „Warenausgänge“ erfolgen nach der Abnahme bzw. Erledigung der Tätigkeit. Hierbei ist zu beachten ist hierbei, dass eine passende Methode zur Umsetzung genutzt wird. Problemfälle werden in der IT in der Regel nach ITIL bewertet und bearbeitet, Projekte mit der passenden Methode (agil, „klassisch“, etc.). Um auch die kleineren Tätigkeiten sinnvoll zu bearbeiten, nutzt der Autor das Prinzip des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses bzw. können die Aufwände im Rahmen von eigenen kleineren „KVP-Projekten“ budgetiert, geplant und nach der SCRUM-Methode umgesetzt werden.

Im Sinne der Effizienz und Konsistenz ist es wichtig dieses Portfolio als integrierte Lösung zu betrachten. Das bedeutet, dass Schnittstellen zu den Systemen existieren bzw. diese ohne Medienbrüche genutzt werden können. Es macht zum Beispiel keinen Sinn Tickets aus dem Ticketsystem nochmals zu erfassen. Ziel ist es einen gesamten Überblick zur Steuerung und zur effizienten Abwicklung zu erhalten. Ebenso ist es vorteilhaft Aufwände (zum Beispiel Personenstunden) ohne weitere Eingabe direkt aus dem Ticket dem entsprechenden Projekt zuzurechnen. Ebenso ist es wichtig geeignete Kennzahlen zur Steuerung zu definieren und aus dem System zu erhalten.

Diese Vorgangsweise hat sich für den Autor als sehr hilfreich bei der Koordination und Steuerung erwiesen, stellt jedoch keine allgemein gültige Best-Practise dar bzw. ist der Detaillierungsgrad der Beschreibung aufgrund der kürze dieses Artikels bewusst schlicht gehalten.

Über den Autor

Markus Rotter, MA ist seit den 2000ern in der IT tätig und hat in dieser Zeit Erfahrungen mit IT-Management, Business Intelligence, Datawarehousing, Datenbanken, Systemadministration, IT-Architekturen, Mitarbeiterführung und Projektmanagement gemacht.

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