Selbstorganisation feat. Kanban, Eisenhower & Outlook

Im Arbeitsalltag, besonders in der IT, ist man einer Vielzahl von Aufgaben ausgesetzt. Da ist es schwer den Überblick zu behalten, die richtigen Aufgaben abzuarbeiten und keine Aufgabe zu vergessen.

Der Ansicht des Autors nach sind (unter anderem) folgende Faktoren relevant, um erfolgreich zu sein:

  • die "richtigen" Dinge tun
  • keine Dinge vergessen

Dieser Artikel veranschaulicht, wie sich der Autor aufgrund der bisherigen Erfahrungen in seiner Karriere organisiert.

Organisieren der Tasks mit Kanban

Wie schon erwähnt ist es entscheidend keine Aufgaben zu vergessen. Besonders in IT-Firmen, welche ITIL nutzen, wird hier schon Unterstützung mittels Ticketsystemen etc. geleistet. Aber es zahlt sich nicht aus, für jede Aufgabe ein Ticket zu erstellen. Für diese Tasks gilt folgende Regel:

"Wenn die Aufgabe nicht sofort abgearbeitet werden kann, wird ein Task erstellt"

Dafür eignet sich ein Kanban-Board sehr gut, da man sehr schnell sieht, welche Tasks aktuell offen und in Bearbeitung sind. In Teams wird diese Methode bereits von namhaften IT-Firmen (zum Beispiel der Porsche Informatik) genutzt, um Aufgaben über mehrere Personen und Teams hinweg, zu verwalten. Für den Autor hat sich diese Methode aber auch zur Selbstorganisation nach klassischen To-Do-Listen etc. als sehr pragmatisch erwischen.

Folgende Grafik veranschaulicht ein Kanban-Board:

Schema eines Kanban-Boards

Bild 1: "Schema eines Kanban-Boards" (Quelle: Eigene Darstellung)

Wie Sie ein Kanban-Board nutzen, wird auf karrierebibel.de sehr gut erklärt. Prinzipiell sollten Sie das Kanban-Board auf Ihre Bedürfnisse abstimmen und nur die Elemente nutzen, die Sie benötigen. Der Autor nutzt mehrere Varianten von Kanban-Boards für allgemeine Aufgaben bzw. Projekt-Tasks

Priorisieren der Tasks mit der Eisenhower-Matrix

Nachdem nun gewährleistet ist, dass keine Aufgaben vergessen werden, ist der nächste Schritt die Priorisierung. Wenn man gemäß dem Pareto-Prinzip davon ausgeht, dass 80% des Erfolgs mit 20% des Aufwands erreicht werden, ist es wichtig, den Fokus auf diese "Low Hanging Fruits" zu setzen. Personen, die sich auf Aufgaben, welche von anderen Mitarbeitern/Kunden/Vorgesetzen in diese 80% fallen, fokussieren, sollten demnach als erfolgreich wahrgenommen werden.

Eine Möglichkeit dies zu bewerkstelligen stellt die Matrix des ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower dar. Mit dieser Matrix teilt man die Aufgaben in vier Kategorien:

  • Dringlich und Wichtig -> Sofort erledigen
  • Wichtig aber nicht Dringlich -> Einplanen
  • Dringlich, aber nicht Wichtig -> (wenn möglich) delegieren
  • Weder dringlich, noch wichtig -> später (oder gar nicht) erledigen

Weitere Informationen zur Anwendung der Matrix, finden Sie auf eisenhower.me. Folgende Grafik stellt die Priorisierung dar:

Bild 2: "Darstellung der Eisenhower-Matrix" (Quelle: Eigene Darstellung)

Es ist auch möglich mit dieser Matrix am Vortag eine Tagesplanung durchzuführen. Der Autor nutzt diese Einteilung in Kombination eines Kanban-Boards, und erhält sich so eine Flexibilität im Arbeitsalltag.

Nutzung von Outlook zur Verwaltung der Tasks

Der dritte Schritt besteht nun in der Wahl des richtigen Tools. Hier gibt es keine Lösung für alle, der Autor nutzt hierfür Outlook in Kombination mit OneNote. Folgende Grafik stellt das Dashboard des Autors dar:

Bild 3: "Beispielhaftes Kanban-Board im Outlook" (Quelle: Eigene Darstellung)

Mittels dieses Boards können nun sämtliche Tasks mit Drag & Drop sehr schnell in die passende Kategorie verschoben werden. Der Autor hat hierzu Outlook wie folgt angepasst:

  • Ein Kanban-Board für allgemeine Tasks, für Projekte jeweils ein eigenes Board
  • Die Boards werden innerhalb der Aufgaben gruppiert, die aktuellen Boards in einer Gruppe "Kanban-Boards" zum schnellen Zugriff gesammelt
  • Die Prioritäten anhand Eisenhower werden im Outlook als Label hinterlegt. Durch die Gruppierung auf dieses Label, finden sich schnell die wichtigen Tasks
  • Im Task werden Stati und grundlegende Informationen erfasst. Sollte eine größere Dokumentation notwendig sein, so wird die Verlinkung in OneNote genutzt
  • Bei Projekten werden Tasks auch direkt zugewiesen (für diese wird eine Kategorie "Watchlist" genutzt)

Wie die Einrichtung eines Kanban-Boards funktioniert, hat Peter Irmler in einem Beitrag auf LinkedIn sehr gut zusammengefasst.

Für E-Mails gilt folgendes:

  • Kann es gleich erledigt werden, wird es gemacht. Das E-Mail danach archivieren oder löschen
  • Kann es nicht gleich erledigt werden, wird eine Aufgabe daraus gemacht. Outlook verschiebt es dann automatisch aus dem Posteingang
  • Der Posteingang ist immer leer, kein E-Mail wird 2x betrachtet

Schlussbetrachtung

Dieser Artikel stellt eine subjektive Sichtweise des Autors dar und soll dem/der Leser(in) neue Impulse und weiterführende Links liefern. Im Arbeitsalltag des Autors hat sich diese Vorgangsweise als sehr praktikabel erwiesen:

  • Keine Aufgaben vergessen mit einem Kanban-Board
  • Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Matrix
  • Outlook zur optimalen Arbeitsweise nutzen

Work-Around für die aktuellste Version von Office 2016

Wer das neueste Update für Microsoft Office 2016 nutzt, kann Probleme mit der hier gezeigten Darstellung bekommen. Microsoft hat dieses Feature bewusst wieder entfernt, bietet aber einen Work-Around an, womit man es wieder aktivieren kann.

Da nicht jeder so tief in das System eingreifen möchte bzw. in der Arbeit auch nicht darf/kann, wird hier eine alternative Form der Nutzung von Outlook dargestellt.

Bild 4: Nutzung des Kanban-Boards in Outlook 2016 ohne Visualisierung eines Boards (Quelle: Eigene Darstellung)

Die Tasks werden hierbei wie oben beschrieben zur Selbstorganisation genutzt. Da das Kanban-Board nicht mehr dargestellt werden kann, werden die Kategorien des Boards nummeriert, um danach sortieren zu können. Mit Filtern in der Ansichtsliste können mehrere Kanban-Boards eingerichtet und schnell darauf zugegriffen werden. Die bereits vorhandene detaillierte Sicht kann genutzt werden, um gegeben falls auf abgeschlossene Tasks zuzugreifen.

Diese Methodik sieht zwar optisch weniger ansprechend aus, sollte den Zweck der Selbstorganisation jedoch genauso gut erfüllen.

Über den Autor

Markus Rotter, MA ist seit den 2000ern in der IT tätig und hat in dieser Zeit Erfahrungen mit IT-Management, Business Intelligence, Datawarehousing, Datenbanken, Systemadministration, IT-Architekturen, Mitarbeiterführung und Projektmanagement gemacht.

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Übersicht der Artikel

Dieser Artikel zeigt eine Möglichkeit zur Selbstorganisation, um die heute Aufgabenvielfalt zu bewältigen.

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